Sổ tay hướng dẫn Thẩm phán và Thư ký Toà án tại Hoa Kỳ trong soạn thảo văn bản tố tụng (5)

Dài dòng

Sự dài dòng không chỉ thể hiện ở sự rườm rà khi phải dùng hai từ thay vì chỉ dùng một từ là đủ mà còn thể hiện ở việc cố chuyển tải quá nhiều thông tin, đề cập tới nhiều vấn đề bằng cách viết quá nhiều. Khi cố gắng viết nhiều như vậy, một số tác giả của các văn bản tố tụng mắc phải tình trạng sa đà dài dòng và lê thê. Thường thì sự dài dòng thể hiện sự thất bại (hoặc bất lực) của tác giả trong việc phân biệt những nội dung quan trọng và không quan trọng đồng thời thể hiện việc biên tập cẩu thả.

Thiếu chính xác và rõ ràng

Sự chính xác là điểm mấu chốt của một văn bản soạn thảo đúng cách. Một số tác giả không có khả năng viết thường đi thẳng vào vấn đề, trong khi đó một số tác giả khác khi không biết chắc về một nguyên tắc pháp lý nào đó hoặc không biết làm thế nào để trình bày một cách chính xác vấn đề thì diễn đạt một cách trừu tượng để che giấu sự yếu kém của mình. Để viết rõ ràng và chính xác, tác giả phải biết chính xác những gì mình muốn nói và phải nói điều đó chứ không phải bất cứ điều gì khác. Từ ngữ phải bắt nguồn từ chính tư duy, và từ ngữ phải phù hợp với chính tư duy khởi tạo ra nó.

Sự chính xác trong quá trình soạn thảo văn bản tố tụng có ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi vì nó không đơn giản chỉ là vấn đề văn phong mà còn bởi thẩm phán viết những tài liệu đó là viết cho thế hệ sau này. Khi một văn bản tố tụng được lưu lại, luật sư và những người khác sẽ đọc tài liệu đó nhằm mục đích sử dụng văn bản đó cho một mục đích cụ thể của mình. Vì thế, các thẩm phán, với tư cách là tác giả của những văn bản tố tụng phải suy nghĩ và sử dụng những từ ngữ phù hợp để tránh việc các văn bản mà mình viết ra bị lạm dụng.

Việc biên tập lại một cách cẩn thận và có suy nghĩ là một điều cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính chính xác của một văn bản tố tụng. Theo đó cần phải xem lại toàn bộ văn bản tố tụng từng câu một và nên tự đặt câu hỏi: mình định nói gì ở đây và mình đã nói đúng điều mình định nói hay chưa?

Bố cục nghèo nàn

Một văn bản tố tụng được xem là có cơ sở khi văn bản này thể hiện một cách logic toàn bộ quá trình lập luận từ cơ sở pháp lý đến các nguyên tắc pháp lý cho tới phần kết luận. Bố cục trình bày của văn bản phải cụ thể tới mức người đọc có thể dựa vào bố cục đó để hình dung ra khuôn khổ thực hiện quy trình lập luận. Cấu trúc của văn bản sẽ là lộ trình để người đọc đi theo từ đầu tới cuối mà không bị lạc.

Phân tích khó hiểu

Văn phong phải ngắn gọn súc tích, thẩm phán cần trau chuốt phần lập luận của mình thật đầy đủ để người đọc có thể hiểu được. Một văn bản tố tụng sẽ không đạt được mục đích này nếu bỏ qua những bước lập luận cần thiết để giúp người đọc hiểu được văn bản.

Phô trương và hài hước

Văn bản tố tụng có thể mang tính phô trương. Tuy nhiên, thẩm phán cần cẩn trọng để tránh mắc phải sự phô trương quá mức như diễn đạt một cách bí hiểm hoặc bóng bẩy, sử dụng đại từ “chúng tôi” trong khi người viết chỉ là một thẩm phán. hoặc lan man vào những vấn đề uyên thâm không liên quan. Mặc dù sự hài hước đôi khi được lý giải là “thuốc giải độc” cho sự nhàm chán, song có lẽ điều này chỉ phù hợp cho một bài diễn văn sau bữa tối chứ không phải cho một văn bản tố tụng. Nếu một văn bản tố tụng sử dụng văn phong hài hước, nó sẽ tạo cảm giác cho các bên đương sự – là những người không bao giờ thấy quá trình tố tụng có gì buồn cười – về dấu hiệu của sự thiếu nhạy cảm. Mặc dù có một số thẩm phán tỏ ra thành công với việc sử dụng khiếu hài hước, song đó là một rủi ro không nên xem thường. Hơn nữa, không nhất thiết phải tỏ ra hài hước khi một văn bản hoàn toàn có sức thuyết phục, sống động và thú vị thông qua sự rõ ràng và tính hùng biện trong cách hành văn của văn bản đó.

Hướng dẫn để soạn thảo đúng cách

Dưới đây là một số đề xuất giúp người soạn thảo văn bản tố tụng tránh được các vấn đề nêu trên.

Loại bỏ các từ ngữ không cần thiết

Khó có thể tìm thấy một lời huấn thị tốt hơn những lời sau của Giáo sư Strunk:

“Một văn bản hùng hồn là một văn bản chính xác. Một câu văn không được bao gồm bất cứ từ ngữ không cần thiết nào, một đoạn văn không được có những câu văn không cần thiết, tương tự như một bức tranh đẹp phải là bức tranh không có những đường nét không cần thiết hay một cỗ máy không được có những chi tiết thừa. Điều này không đòi hỏi người viết phải rút ngắn các câu văn của mình hoặc phải tránh sử dụng mọi chi tiết và chỉ tuân theo đề cương/bố cục mà điều này đòi hỏi người viết phải sử dụng từ ngữ sao cho mỗi một từ được sử dụng đều có ý nghĩa riêng của mình”.

W. Strunk & E.B.White, Các yếu tố của văn phong (tái bản lần 3, 1979)

Cô đọng và trực tiếp

Sự ngắn gọn làm cho văn bản rõ ràng hơn. Viết làm sao để câu văn ngắn gọn về điểm cần nói. Điều này sẽ giúp người đọc hiểu văn bản hơn so với phải đọc một văn bản dài dòng. Sự cô đọng súc tích khiến người viết phải tư duy chính xác vì chỉ tập trung vào những gì mình được thể hiện trong văn bản.

Một văn bản tố tụng cần đi thẳng vào vấn đề bằng cách sử dụng chủ yếu là các câu văn tường thuật đơn giản và các đoạn văn ngắn. Tuy nhiên, có thể sử dụng những câu dài và bố cục dài hơn trong trường hợp muốn nhấn mạnh, hoặc cần sự đối lập tương phản và làm người đọc quan tâm. Nên dùng những câu chủ động và tránh viết các câu vô nhân xưng theo kiểu “người ta nói rằng” hoặc “có ý kiến cho rằng” và “có cơ sở cho thấy”. Tránh sử dụng các tính từ và bỏ các trạng từ như “một cách rõ ràng”, “một cách đơn giản”, và “chỉ đơn thuần”.

Sử dụng tiếng Anh đơn giản

Ngay cả những ý tưởng phức tạp cũng có thể được trình bày một cách đơn giản và dễ hiểu. Để trình bày ý tưởng của mình một cách đơn giản người viết phải hiểu ý tưởng của mình một cách thấu đáo. Chẳng hạn, mặc dù điện năng là một hiện tượng khoa học phức tạp song vẫn có thể giải thích về hiện tượng này một cách đơn giản để những người ngoài ngành vẫn có thể hiểu được. Cũng tương tự như vậy đối với các lĩnh vực như thuế, chống độc quyền, luật về bằng sáng chế v.v… cần tránh sử dụng những thuật ngữ pháp lý hoặc những câu văn nhàm chán (chẳng hạn “như được quy định ở trên”) hoặc những từ Latin và biệt ngữ. Khi phải dùng những từ ngữ có tính chuyên ngành, người viết cần cân nhắc xem liệu những từ đó có quen thuộc đối với các độc giả chung hay không? Hoặc liệu cần phải có một định nghĩa đơn giản bằng tiếng Anh? Đôi khi vẫn có thể dùng những từ ngữ lịch lãm, nhưng không nên bắt người đọc phải luôn có một quyển từ điển bên cạnh để đọc hiểu một văn bản tố tụng.

Một bản văn xuôi theo văn phong trung tính có thể dẫn tới sự khó khăn trong viết câu bởi tác giả luôn cố tránh dùng những đại từ chỉ định. Vì vậy, không nên sử dụng kỹ năng này một cách thái quá.

Chú thích và trích dẫn

Chú thích

Mục đích của việc dùng chú thích là để chuyển tải những thông tin có thể làm ảnh hưởng tới mạch hiểu của một văn bản nếu thông tin đó được đưa vào văn bản. Câu hỏi đầu tiên người viết cần đặt ra trước khi bổ sung một chú thích vào văn bản tố tụng là có nên đưa chú thích đó vào hay không? Nếu nội dung của chú thích không quan trọng tới mức phải đưa nó vào nội dung văn bản thì người viết nên đưa nó vào phần chú thích. Các chú thích có thể chuyển tải những thông tin thích hợp chẳng hạn nội dung của một quy định hay một tài liệu trong hồ sơ nhằm bổ sung cho nội dung của văn bản tố tụng. Tòa án có thể sử dụng chú thích để thừa nhận hoặc giải quyết những vấn đề không liên quan mật thiết tới chủ đề của văn bản. Một số thẩm phán có thói quen sử dụng chú thích để trích dẫn quy định còn dành toàn bộ phần văn bản để trao đổi và phân tích. Song không nên coi chú thích là phần dành riêng cho người viết hoặc để người viết đưa vào đó những thông tin mình không biết xử lý thế nào. Có những thẩm phán nhận thức rất rõ về xu hướng lạm dụng chú thích nên cố gắng hạn chế tối đa việc sử dụng chú thích trong các văn bản tố tụng của mình.

Hình thức trích dẫn

Có hai cuốn sổ tay hướng dẫn về cách trích dẫn hiện đang được dùng nhiều nhất là cuốn Hệ thống Trích dẫn Thống nhất (Quyển Màu Xanh) và Sổ tay Trích dẫn Quy định pháp lý của Đại học Tổng hợp Chicago (Quyển Màu Hạt Dẻ). Tùy từng người có thể thấy một trong hai quyển tiện dụng với mình để trích dẫn các nguồn tài liệu chính và thứ yếu. Tuy nhiên, việc làm chủ các kỹ năng sử dụng chú thích lại không phải là cách sử dụng thời gian có hiệu quả của các luật sư và thư ký tòa. Mục đích của việc trích dẫn là để hỗ trợ cho các nhà nghiên cứu tìm và tra cứu về nguồn tài liệu, vì thế hình thức chú thích đáp ứng được mục đích đó sẽ được coi là đủ. Một điểm nữa cần cân nhắc đó là phải đảm bảo sự thống nhất khi chú thích để tránh cảm giác tác giả không cẩn thận hoặc cẩu thả.

Một số thẩm phán duy trì phong cách trích dẫn riêng của mình như là một thói quen. Điều này đảm bảo được tính thống nhất và có tác dụng khuyến khích các thư ký mới có thái độ cẩn trọng trong công việc viết lách.

Biên tập cẩn thận

Thẩn phán phải đảm bảo tính khách quan trong văn bản của mình, phải đọc từng đoạn văn và không được bỏ sót đoạn nào chỉ vì lý do là mình đã quá quen với đoạn văn đó. Khi biên tập lại văn bản của mình, thẩm phán phải luôn tự hỏi: mình đã nói chính xác những gì mình định nói chưa? Có cách nào diễn đạt tốt hơn không? Mạch tư duy trong đoạn này đã rõ ràng và hợp lý chưa? Người đọc liệu có hiểu được không?

Dưới đây là các kỹ năng giúp người soạn thảo các văn bản tư pháp cải thiện phương pháp tự phê bình của chính mình.

Đọc lại và sửa đổi

Việc biên tập đòi hỏi phải loại ra những từ ngữ và các sự kiện không cần thiết, viết lại những câu chưa rõ nghĩa và viết ẩu, bỏ những ý lặp, sắp xếp lại trật tự và làm cho văn bản của mình sạch hơn, chặt chẽ hơn và sắc nét hơn. Một thẩm phán đã từng nói “Tôi mất rất nhiều thời gian để biên tập và chau chuốt lại văn bản của mình cũng như các nội dung thư ký tòa thêm vào”. “Có thể những nội dung có tác dụng tại một chỗ nào đó hoặc thời điểm nào đó”. Quy trình này có thể khiến thẩm phán phải làm việc trên nhiều dự thảo khác nhau trước khi có một văn bản tố tụng chau chuốt cuối cùng.

Các chương trình xử lý văn bản đã trở thành trợ thủ đắc lực cho người viết và người biên tập. Nhờ có các chương trình này, quá trình xử lý văn bản, biên tập và sửa đổi được thực hiện nhanh hơn. Song việc sửa bản in thử trên một chương trình xử lý văn bản là công việc đòi hỏi khắt khe, nếu không kiểm tra cẩn thận và đọc đi đọc lại bản in, các lỗi ngữ pháp và các lỗi khác rất dễ bị bỏ sót.

Việc biên tập không nên chỉ chú trọng tới từ ngữ, ngữ pháp và văn phong. Các thẩm phán cần kiểm tra tính thống nhất của toàn bộ văn bản. Quay trở lại phần giới thiệu để xem văn bản tố tụng đã trình bày toàn bộ các vấn đề cần thiết chưa và đã trả lời tất cả các câu hỏi đặt ra ban đầu hay chưa. Đọc lại phần trình bày các sự kiện, tình tiết để xem toàn bộ các sự kiện quan trọng đã được nêu trong đó hay chưa. Xem lại phần trao đổi về các quy định pháp luật để xem các nội dung quan trọn có được nêu theo trật tự logic không. Xem lại phần kết luận có phù hợp với nội dung trao đổi không.

Tạm quên bản dự thảo và quay lại đọc mới như đọc lần đầu

Chất lượng biên tập sẽ được cải thiện rất nhiều nếu thẩm phán “tạm quên bản thảo trong một thời gian ngắn”. Đây là ý kiến của một vị thẩm phán. Mặc dù, áp lực về thời gian cũng như khối lượng công việc đồ sộ chắc chắn sẽ khiến cho thẩm phán khó làm được điều này, song chỉ cần tạm không nghĩ đến bản dự thảo đó trong vòng vài ngày là đủ. Điều này sẽ giúp cho việc đọc lại và biên tập sau này khách quan hơn nhiều. Điều này có thể giúp thẩm phán thấy mọi việc rõ ràng hơn, thậm chí có thể có những cách nhìn mới và có những ý tưởng mới.

Hãy yêu cầu một người đọc mới bản thảo và cho ý kiến

Có thể nhờ một thư ký tòa án – người chưa từng tham gia soạn thảo văn bản tố tụng – đọc lại bản dự thảo đó với cái nhìn khách quan để đưa ra các ý kiến phê bình nhận xét về nội dung và biên tập. Tất nhiên, ngay cả một thư ký của tòa án đã từng giúp việc thẩm phán cũng có thể giúp làm việc này và đưa ra những góp ý để biên tập lại văn bản nhằm giúp hoàn tất bản thảo cuối cùng.

(còn tiếp...)

TRUNG TÂM TƯ PHÁP LIÊN BANG (HOA KỲ) – DỰ ÁN USAID STAR-Plus (Dịch từ bản gốc tiếng Anh là Judicial Writing Manual)^*