Sổ tay hướng dẫn Thẩm phán và Thư ký Toà án tại Hoa Kỳ trong soạn thảo văn bản tố tụng (2)

Họ cần cân nhắc phạm vi đề cập của văn bản đến đâu?, độc giả là ai? và có nên công bố ý kiến này hay không? Họ cần sắp xếp các tình tiết quan trọng, hình thành vấn đề và xác định các quy tắc áp dụng của pháp luật đồng thời họ phải quyết định hình thức hỗ trợ phù hợp về mặt pháp lý. Tóm lại họ phải chia vụ án thành nhiều phần khác nhau.

Theo sự khắc họa của Giáo sư Richard Wasserstrom, thủ tục đưa ra kết luận giống như “quy trình khám phá vụ việc”, còn thủ tục diễn giải về lý do đưa ra kết luận trên đây giống như “quy trình điều chỉnh”. Theo Giáo sư, khi soạn thảo một văn bản tố tụng, tác giả cần phải phân biệt các giai đoạn ra văn bản này. Thẩm phán cần phải hoàn thành quy trình phát hiện và ra kết luận trước khi viết văn bản, đồng thời diễn giải các lý do để ra kết luận trong văn bản .

Điều này không có nghĩa là các thẩm phán sẽ đổi ý sau khi đã bắt đầu viết. Đôi khi thẩm phán có thể quyết định trước cái đích mà mình hướng tới, song trong quá trình phát hiện họ có thể thấy rằng mình không thể đạt được các đích đó, Chánh án Roger Traynor đã viết rằng, ông

“…nhận thấy không có phép thử nào đối với giải pháp của một vụ án tốt hơn là việc trình bày một cách rõ ràng giải pháp đó bằng văn bản, có nghĩa là phải suy nghĩ thấu đáo nhất.

Tuy nhiên, văn bản đó phải thể hiện quyết định cuối cùng của tòa và các lý do đưa ra quyết định đó. Nếu quyết định là một quyết định đóng, điều này phải được thể hiện trong văn bản tố tụng. Song văn bản tố tụng không nhất thiết phải ghi lại chi tiết từng bước mà người viết đã thực hiện.

Dưới đây bàn về một số kỹ năng mà các thẩm phán thường sử dụng để chuẩn bị trước khi chắp bút một văn bản tố tụng.

Phác thảo đề cương

Đề cương giúp người viết sắp xếp nội dung một cách khoa học và logic. Đề cương có thể thể hiện dưới nhiều dạng: đề cương chính thức bằng văn bản do thẩm phán hoặc thư ký tòa án chuẩn bị; một lược đồ các tình tiết quan trọng, các vấn đề và các điểm cần thảo luận mà thẩm phán mở rộng trong quá trình viết; một biên bản ghi nhớ của tòa do thư ký tòa án chuẩn bị trước khi biện luận bằng lời trong đó có những phần đánh dấu hoặc ghi chú của thẩm phán sau phiên biện luận và sau phiên làm việc; một bảng tóm tắc ngắn gọn; hoặc có thể chỉ là một sơ đồ tư duy logic. Cho dù hình thức của bản đề cương này là gì đi chăng nữa thì điểm cần nhấn mạnh ở đây là các thẩm phán, cũng giống như các nhà văn nổi tiếng khác, phải biết cấu trúc, sắp xếp nội dung suy nghĩ của mình trước khi bắt đầu viết.

Thời điểm tốt nhất để xây dựng đề cương là ngay sau khi tiến hành phiên họp thảo luận vụ án và phân công nhiệm vụ soạn thảo văn bản tố tụng, khi mà ý tưởng của bản thân người viết và của các thẩm phán khác vẫn còn mới mẻ. Ngoài tác dụng sắp xếp tư duy cho tác giả, đề cương này còn có vai trò như một biên bản không chính thức về những nội dung được bàn tại phiên họp thảo luận này.

Sử dụng thư ký tòa án

Thư ký tòa án có thể hỗ trợ đắc lực cho thẩm phán trong quá trình soạn thảo một văn bản tố tụng. Đặc biệt là ở thời điểm xây dựng các hồ sơ tài liệu thì sự hỗ trợ của thư ký có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Việc thảo luận với các thư ký tòa án giúp thẩm phán lên kế hoạch cho nội dung ý kiến và xây dựng đề cương. Đây cũng là cơ hội rất quý giá để trao đổi và chia sẻ tư duy của tác giả với các thư ký. Quy trình sẽ mang tính liên tục và rất có tác dụng trong quá trình soạn thảo văn bản tố tụng. Trong quá trình này, thẩm phán và các thư ký tòa án có cơ hội để thảo luận và đánh giá nội dung ý kiến trong quá trình soạn thảo, nhận dạng những sai sót hoặc những điểm còn chưa rõ ràng, đồng thời chau chuốt ngôn từ và hoàn thiện sản phẩm cuối cùng.

Ngay trong quá trình soạn thảo văn bản tố tụng, thẩm phán có thể sử dụng thư ký tòa án theo nhiều cách khác nhau. Một số thẩm phán chỉ nhờ thư ký tiến hành nghiên cứu, chuẩn bị các biên bản cho tòa, biên tập, kiểm tra phần trích dẫn và cho ý kiến vào dự thảo của thẩm phán. Một số thẩm phán lại giao cho thư ký nhiệm vụ viết bản dự thảo đầu tiên trong những vụ án thông thường; còn có thẩm phán lại giao cho thư ký chuẩn bị bản dự thảo đầu tiên đối với những vụ phức tạp nhất vì họ cho rằng nếu dựa trên một dự thảo ý kiến dù là rất sơ sài cũng có tác dụng rất nhiều đối với công việc của họ. Một thư ký tòa án, khi được giao nhiệm vụ chuẩn bị bản dự thảo đầu tiên phải dựa trên đề cương do mình tự xây dựng hoặc cùng với thẩm phán xây dựng. Người này phải nắm được phạm vi, cấu trúc và tác dụng dự kiến của văn bản tố tụng. Có nhiều thẩm phán vì cho rằng sử dụng bản thảo do thư ký tòa chuẩn bị sẽ mất nhiều thời gian hơn, nên họ tự chuẩn bị dự thảo cho mình và sau đó chỉnh sửa. Còn một số thẩm phán khác lại nhờ thư ký xem lại bản thảo đầu tiên do mình chuẩn bị, sau đó người này sẽ trả lại bản thảo cho thẩm phán để thẩm phán hoàn chỉnh bản cuối cùng.

Cách làm của từng thẩm phán phụ thuộc chủ yếu vào thói quen và phong cách của mỗi người và phụ thuộc vào cả năng lực của thư ký tòa. Tuy nhiên, thẩm phán luôn cần phải nhớ rằng thư ký tòa chủ yếu là các sinh viên mới tốt nghiệp vì thế họ chỉ có kiến thức sách vở chứ kiến thức thực tế thì rất ít. Rất hiếm thấy có thư ký tòa án nào lại có trình độ soạn thảo văn bản hoàn hảo để viết được một văn bản tố tụng thỏa đáng. Các bản trình bày sự kiện, phân tích và các kết luận mà các thư ký tòa soạn thảo thường bị sửa chữa rất nhiều. Cho dù các thư ký tòa có năng lực đến đâu, thì việc soạn thảo các văn bản tố tụng luôn luôn là công việc của thẩm phán, bởi vì thẩm phán không chỉ đơn thuần là những người biên tập một văn bản tố tụng.

Các tài liệu cần xem xét lại

Thẩm phán luôn là người có trong tay các bản tóm tắt của các bên và biên bản hội đồng xét xử do thư ký tòa án chuẩn bị. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có sẵn các hồ sơ ghi chép đầy đủ. Khi văn bản tố tụng đề cập tới đặc điểm chi tiết của lời khai hoặc các diễn tiến tại phòng xét xử, thì tài liệu tham khảo duy nhất có thể sẽ là biên bản ghi chép. Nếu một vật chứng có ý nghĩa quan trọng thì cần phải kiểm định ngay vật chứng đó. Việc tham khảo hồ sơ ghi chép có thể cũng cần thiết để quyết định quy trình thủ tục tố tụng chính xác mà hồ sơ kháng cáo/kháng nghị được đưa ra tòa. Vì thế, khi soạn thảo văn bản tố tụng, thẩm phán cần phải tiếp cận và tìm hiểu mọi hồ sơ liên quan.

Một số tòa phúc thẩm ghi âm lại các phần tranh tụng bằng lời. Việc nghe lại các đoạn băng này trước khi soạn thảo một văn bản tố tụng có thể sẽ giúp thẩm phán nhớ lại các vấn đề quan trọng và các ý kiến biện luận đã được trình bày.

(còn tiếp…)

TRUNG TÂM TƯ PHÁP LIÊN BANG (HOA KỲ) – DỰ ÁN USAID STAR-Plus (Dịch từ bản gốc tiếng Anh là Judicial Writing Manual)^*